Cách lưu trữ hồ sơ khoa học tại các công ty

Vấn đề lưu trữ hồ sơ không phải là đơn giản mà đây còn là một công việc đâu đầu nếu như chúng ta không biết cách bố trí, sắp xếp sao cho hợp lý. Như chúng ta đã thấy, tại những cơ quan, công ty, doanh nghiệp, tổ chức ngoài việc bố trí văn phòng làm việc thì họ còn phải bố trí riêng kho lưu trữ hồ sơ bởi đây là nơi vô cùng cần thiết, nơi để lưu trữ các tài liệu, những kết quả, văn bản gốc của các cơ quan, tổ chức, nó có tính pháp lý rất cao. Tuy nhiên, làm thế nào để có thể giảm được gánh nặng khi có quá nhiều tài liệu, hồ sơ, chứng từ cần phải lưu trữ khi chúng ta khôn biết cách sắp xếp chúng. Bài viết dưới đây do công ty Vinamoves chúng tôi chia sẽ hi vọng các bạn sẽ có được cách sắp xếp hồ sơ khoa học nhất.


Đầu tiên, chúng ta cần phải biết rõ được nội dung, thông tin về khối tài liệu có trong kho để có thể sắp xếp chúng sao cho hợp lý. Chẳng hạn như, tên các phông lưu trữ hồ sơ, thời gian hình thành tài liệu, loại hình tài liệu, số lượng,… đây là những điều cực kỳ quan trọng, mang tính chất quyết định để bạn có thể lựa chọn vị trí sắp xếp sao cho phù hợp, dễ nhớ nhất .

Bên cạnh đó, một kho lưu hồ sơ hoàn hảo thì nên trang bị những kệ đựng hồ sơ và các nhân viên cần phải biết cách sắp xếp các tài liệu lên từng giá theo các nguyên tắc cần thiết như phân loại hồ sơ, từng năm hoặc hồ sơ nằm trong dạng hoạt động nào,… Và đừng quên đặt tên cho từng giá đựng tài liệu trong kho hồ sơ.


Và một điều cũng khá là quan trọng đó chính là nên mở rộng diện tích lưu trữ hồ sơ, bởi số lượng tài liệu hồ sơ không chỉ dừng lại mà nó ngày càng tăng lên có thể là gấp đôi hoặc gấp ba. Nếu các bạn không có nhiều diện tích để lưu trữ thì có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ của các công ty Cho thuê kho lưu hồ sơ tại TPHCM.

VINAMOVES - CHO THUÊ KHO LƯU TRỮ HỒ SƠ
Địa chỉ: B6 Khu biệt thự Thanh Đa, Phường 27, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM
Tel: 08-62589547 – 08-62589548
Fax: 08-35562975